Pengetahuan Semesta: Organisasi & Manajemen

ORGANISASI DAN MANAJEMEN

A. PENGERTIAN DAN HAKEKAT ORGANISASI

Setiap manusia dalam perjalanan hidupnya selalu akan menjadi anggauta dari berbagai organisasi, seperti organisasi bidang sosial atau kemasyarakatan , organisasi bidang politik, organisasi bidang pendidikan dan sebagainya. Organisasi akan meresap ke dalam masyarakat atau kehidupan sehari-hari, dan manusia akan berada dalam lingkungan organisasi. Organisasi – organisasi ini mempunyai kesamaan dalam pengelolaannya. Kesamaan tersebut antara lain ada tujuan, keanggotaan, struktur dan sistem serta prosedurnya

Kesamaan yang pertama yaitu adanya suatu tujuan, tanpa tujuan organisasi tidak dapat dibentuk.. Tujuan ini tentunya sesuai dengan jenis organisasinya. Tujuan suatu organisasi biasanya tergambar pada sasaran-sasaran baik jangka panjang maupun jangka pendek. Secara umum sasaran dari tujuan organisasi adalah mencapai tingkat pertumbuhan, perkembangan, keuntungan dan keberlangsungan dari organisasi itu sendiri. Kesamaan yang kedua adalah bahwa organisasi mempunyai kumpulan orang-orang, satu orang yang berusaha mencapai tujuan secara sendiri tidak dapat dikatakan sebagai organisasi. Organisasi adalah sekumpulan atau sekelompok orang ( lebih dari dua orang) yang mempunyai maksud yang sama untuk mencapai tujuannya. Kesamaan yang ketiga adalah organisasi perlu mengembangkan suatu struktur agar anggota dapat melaksanakan pekerjaan dengan mudah dan baik. Struktur organisasi sebagai gambaran dari hubungan-hubungan wewenang dan tanggungjawab yang dapat dipergunakan sebagai alat penyalur tugas, informasi, resources, dan perintah-perintah. Struktur organisasi senantiasa harus disesuaikan dengan keadaan dan kebutuhan yang berubah-ubah, karena manusia yang menjalakan pekerjaan bukan struktur organisasinya. Kesamaan yang keempat adalah organisasi memiliki sistem dan prosedur. Organisasi mempunyai aturan-aturan yang ditetapkan bersama dan harus dijalankan dengan komitmen. Sistem dan prosedur dalam organisai tercermin dari kebujakan-kebijakan manajer tentang cara kerja, sistem rekrut, pengawasan, dan pelaporan.

Organisasi dapat memberi manfaat bagi masyarakat. antara lain;

Organisasi mengubah kehidupan masyarakat. Manfaat ini dapat diamati dari banyaknya organisasi dapat membuat kehidupan menjadi lebih baik,. misal organisasi kesehatan membuat masyarakat menjadi sehat jasmani, organisasi pendidikan menjadi masyarakat menjadi cerdas, organisasi kemilteran dan kepolisian membuat masyarakat menjadi aman
Organisasi sebagai penuntun pencapaian tujuan. Dengan berorganisasi pencapaian tujuan menjadi lebih mudah.
Organisasi menawarkan karier. Organisasi merupakan sekumpulan orang yang mempunyai ketrampilan, pengetahuan dan tujuan. Oleh karena itu orang yang ingin mengembangkan karienya dapat bergabung dalam suatu organisasi, karena organisasi akan selalu menawarkan karier pada seseorang yang mempunyai pengetahuan dan ketrampilan yang lebih.
Organisasi sebagai cagar ilmu pengetahuan. Dengan berorganisasi pengetahuan dapat ditingkatkan terus. Sejarah masa lalu dapat didokumenkan, penelitian-penalitian dapat dikembangan, demikian juga dengan pekerjaan-pekerjaan yang tidak dapat dilakukan sendiri dapat dilakukan bersama. ( Amirullah, 2004, 6)

Organisasi sebagai sekelompok orang yang berkerja sama dalam suatu cara yang terstruktur, dan terkoordinasi untuk mencapai tujuan bersama. Untuk mencapai tujuan organisasi dapat menggunakan sumberdaya-sumberdaya yang ada di lingkungannya . Sumberdaya tersebut adalah manusia, finansial, fisik dan informasi. Sumberdaya manusia termasuk bakat manajerial dan tenaga kerja, sumberdaya finasial adalah modal yang digunakan organisasi untuk mendanai operasi yang berjalan baik operasi jangka panjang maupun jangka pendek, sumber daya fisik meliputi fasilitas gedung, kantor dan peralatannya,serta bahan yang dipergunakan dalam operasionalnya, sumber daya informasi adalah data-data yang digunakan dalam membuat keputusan yang efektif.

Manajer dalam mencapai tujuan organisasi bertanggungjawab untuk mengkombinasikan dan mengkoordinasikan berbagai sumberdaya tersebut,misal seorang walikota (manajer ) akan menggunakan polisi, dana pemerintah, kantor polisi yang ada, data ststistik kejahatan yang terinci untuk membuat program pencegahan kejahatan. Bagaimana walikota dan manajer-manajer lainnya mengkombinasikan dan mengkoordinasikan berbagai jenis sumber daya tersebut.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa konsep dasar organisasi adalah

Suatu organisasi selalu mempunyai tujuan
Adanya spesialisasi dan pembagian kerja
Spesialisasi akan mempunyai manfaat apabila dikoordinasi
Koordinasi adalah mengintegrasikan kegiatan-kegiatan serta usaha-usaha yang dilakukan untuk mencapai tujuan
Untuk meralisasi tujuan perlu ada prosedur kerja yang lebih rinci
Kenyataan bahwa organisasi berada dalam suatu lingkungan yang dinamis karena yang menjadi odyek dan subyeknya adalah orang.

PENGERTIAN DAN KONSEP MANAJEMEN

Definisi terhadap istilah manajemen banyak diberikan oleh beberpa ahli manajemen. Dalam kenyataannya tidak ada definisi manajemen yang dapat diterima secara universal. Beberapa definisi manajemen antara lain :

1.Mary Parker Follet

Mendifinisikan manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain (Hani.Handoko, 8). Pengertian ini mengandung arti bahwa manajer dalam mencapai tujuan organisasi melalui pengaturan orang-orang lain yang tergabung dalam organisasi. Pengaturan orang lain yang dilakukan manajer satu dan manajer lain tentunya berbeda, dan perbedaan pengaturan ini membutuhkan kemampuan dan ketrampilan tersendiri.yang merupakan seni manajemen.

2.Harold Koontz dan Cyriil O’ donnel

Mendifinisikan manajemen adalah usaha mencapai suatu tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain. Dengan demikian manajer mengadakan koordinasi atas sejumlah aktivitas orang lain yang meliputi perencanaan, penggorganisasian, penggerakan dan pengendalian. (Amirullah, h 7)

3. R Terry

Manajemen merupakan suatu proses yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengendalian yang dilakukan uituk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya.

4.Stonner, James AF

Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian. Upaya anggauta organisasi dan menggunakan semua sumberdaya organisai untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. ( Stonner, 1982, h 9). Proses adalah suatu cara yang sistematis untuk melakukan sesuatu. Manajemen sebagai suatu proses karena semua manajer apapun keahliannya dan ketrampilannya selalu terlibat dalam kegiatan-kegiatan yang saling berkaitan dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Kegiatan yang dimaksud adalah perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan.

5.Paul Hersey

Manajemen didefinisikan sebagai proses kerja sama dengan dan melalui orang-orang dan kelompok untuk mencapai tujuan. (Paul Hersey, 1994, h 3). Definisi ini dapat diterapkan pada semua bentuk dan jenis organisasi apakah perusahaan, lembaga pendidikan, rumah sakit, organisai politik, dan sebagainya. Untuk dapat berhasil organisasi memiliki personalia pimpinan yang berkemampuan baik, sehingga hubungan antar pribadi berjalan secara baik dan harmonis, setiap orang adalah manajer.

6. Luther Gulick

Mendifinisikan manajemen sebagai suatu bidang ilmu pengetahuan/science yang berusaha secara sistematis untuk memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja bersama untuk mencapai tujuan dan membuat sistem kerjasama ini lebih bermanfaat bagi kemanusiaan (dalam T Hani p 11)

Dari beberapa defini tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen dapat sebagai

ilmu dan seni
proses
profesi

Manajemen sebagai ilmu dan seni

Manajemen sebagai ilmu karena manajemen telah dipelajarai lama dan telah dikaji, diorganisasikan menjadi suatu rangkaian teori. Manajemen memerlukan disiplin-disiplin ilmu pengetahuan lain dalam penerapannya untuk mencapai tujuan, misal disiplin ilmu ekonomi, akutansi, statistik dan lain-lain. Manajemen dalam upaya mencapai tujuannya berdasarkan kaidah ilmiah dan sistematis.

Manajemen sebagai ilmu .mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

Prinsip dan konsep manajemen dapat dipelajari
Decion making dapat didekati dengan kaidah-kaidah ilmiah
Obyek dan sarana manajemen untuk mencapai tujuan sebagian adalah elemen yang bersifat materi
Dalam penerapannya manajemen memerlukan pendekatan dari bidang ilmu lainnya.

Manajemen sebagai seni diartikan bahwa manajer dalam mencapai tujuan banyak dipengaruhi oleh ketrampilan-ketrampilan pribadi, bakat dan karakternya. Dan semua ini merupakan seni tersendiri. Manajemen sebagai seni mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

pencapain tujuan sangat dipengaruhi dan didukung oleh sifat-sifat dan bakat para menejer
Dalam . proses pencapaian tujuan sering kali melibatkan unsur naluri, perasaan dan intelektua.l
Dalam pelaksanaan kegiatan, faktor yang dapat mempengaruhi keberhasilannya adalah kekuatan pribadi dan kreativitas.

Manajemn sebagai proses

Manajemen sebagai proses karena dalam mencapai tujuan menggunakan serangkaian kegiatan yang tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya. Serangkaian kegiatan tersebut dimulai dari kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan dan mengawasi atau mengendalikan. Manajemen sebagai proses lebih diarahkan pada proses mengelola dan mengatur pelaksanaan suatu pekerjaan, atau serangkain aktivitas dalam rangka mencapai tujuan. Proses manajenen dalam pencapaian tujuan ini juga menggunakan bantuan orang lain yang bekerja sama.

Manajemen sebagai profesi

Manajemen sebagai profesi penekannya pada kegiatan yang dilakukan sekelompok orang dengan menggunakan keahlian-keahlian tertentu. Keahlian-keahlian tersebut diperoleh karena telah memenuhi syarat atau standart tertentu dan diakui oleh masyarakat. Dengan keahlian tersebut seseorang dapat memperoleh suatu status. Sekelompok orang yang bekerja dalam organisasi dengan menggunakan keahlian tertentu dapat dikelompokan dalam organisasi profesional.

Ciri-ciri sesuatu sebagai profesi sebagai berikut :

Para profesional membuat keputusan atas dasar prinsip-prinsip umum
Para profesional mendapatkan status mereka karena mencapai standar prestasi kerja tertentu, bukan karena favorit, politik, agama. atau sosial
Para profesionalisme harus ditentukan oleh suatu kode etik yang kuat dan disiplin bagi mereka yang menyandang profesi.

FUNGSI MANAJER

Manajemen melibatkan fungsi-fungsi dalam mencapai tujuannya. Seperti diketahui bahwa fungsi manajemen dapat berbeda antara ahli satu dengan ahli lainnya,. Fungsi manajemen tersebut antara lain menurut Griffin fungsi manajemen dibedakan menjadi empat fungsi yaitu perencanaan/planning dan pengambilan keputusan, pengoraginsasian/organizing, kepemimpinan/leading, pengendalian atau pengawasan/controlling. Henry Fayol menyebutkan fungsi manajemen adalah perencanaan/planning, pengorganisasian/organizing, pemberian perintah/ commanding, koordinasi/coordinating dan pengawasan/controlling. Luther Gullick menyebut fungsi manajemen sebagai berikut perencanaan/ planning, pengorganisasian/organizing, penyusunanpersonalia/Staffing,pengarahan/directing,koordinasi/coordinatingi,pelaporan/reporting dan pengawasan/controlling. James Stoner mengatakan fungsi manajemennya adalah perencanaan/planning, pengorganisasian/organizing, kepemimpinan/leading dan pengawasan/controlling. Koontz & O’donnel merumuskan fungsi manajemennya adalah perencanaan/planning, pengorganisasian/organizing, penyususnan personalia/staffing, pengarahan/directing, dan pengawasan/controlling. George Terry memberikan penjelasan fungsi manajer adalah perencanaan/planning, pengorganisasian/organizing, penggerakan/actuating dan pengawasan/controlling. Pendapat-pendapat di atas dapat diringkas dalam bentuk gambar sebagai berikut :

Fungsi	Planning	Organizing	Leading	Staffing	Coordinating	Directing	Actuating	controlling
Grifin	V	V	V					V
Henry Fayol	V	V			V			V
Luther Gulick	V	V		V	V	V		V
James Stoner	V	V	V					V
Koontz O’donnel	V	V		V		V		V
G Terry	V	V				V	V	V

Gambar 1 : Fungsi –fungsi Manajer

Dari pendapat tentang fungsi--fungsi manajemn di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi manajer adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, koordinasi, dan pengawasan merupakan fungsi pokok dalam manajemen. Dan fungsi-fungsi tersebut menggambarkan kerangka yang digunakan untuk mrncapai tujuan.organisasi, .selanjutnya penulis akan menjelaskan secara garis besar fungsi perancanaan, pengoraginsasian, pengarahan, koordinasi dan pengawasan.

1.Perencanaan

Perencanaan berarti menetapkan tujuan organisasi dan menentukan bagaimana cara terbaik untuk mencapainya. Pengambilan keputusan merupakan bagian dari proses perncanaan adalah pemilihan suatu tindakan dari sejumlah alternatif. Perencanaan dan pengambilan keputusan membantu mempertahankan efektivitas manajerial, karena menjadi petunjuk aktivitas di masa depan. Artinya tujuan dan rencana organisasi membantu manajer untuk mengetahui bagaimana mengalokasikan waktu dan sumber daya yang mereka miliki. Melalui perencanaan seorang manajer dapat mengetahui apa yang harus dilakukan dan bagaimana cara melakukannya dan menggunakan sumber dayanya.

2. Pengorganisasian

Setelah menetapkan tujuan dan mengembangkan suatu rencana yang dapat dilaksanakan, maka fungsi manajemen sekanjutnya adalah pengorganisasian.. Pengorganisasian adalah kegiatan menentukan bagaimana aktivitas dan sumber daya dikelompokan.

Topik –topik dasar dalam pengorganisasian perancangan pekerjaan, departemensiasi, hubungan otoritas, rentang kendali. Manajer perlu mempunyai kemampuan untuk mengembangkan tipe organisasi yang sesuai dengan tujuan, rencana yang telah ditetapkan. Perbedaan tujuan akan membutuhkan jenis organisasi yang berbeda pula.

3.Pengarahan

Pengarahan adalah proses menumbuhkan semangat/motivation pada karyawan agar dapat bekerja keras dan giat, serta membimbing mereka dalam melaksanakan rencana untuk mencapai tujuan. Melalui pengarahan menejer dapat menciptakan komitmen, mendorong usaha-usaha yang mendukung tercapainya tujuan. Apabila semangat kerja karyawan menurun manajer segera mempertimbangkan alternatif untuk mendorong kembali semangat kerja mereka dengan memahami faktor penyebab menurunnya semangat kerja tersebut.

Fungsi pengarahan juga untuk membuat atau mendapatkan karyawan melakukan apa yang diinginkan. Fungsi ini melibatkan kualitas, gaya, dan kekuasaan pemimpin serta kegiatan-kegiatan kepemimpinan seperti komunikasi, motivasi dan disiplin

Kepemimpian adalah serangkaian proses yang dilakukan para anggauta organisasi agar dapat bekerja sama demi kepentingan organisasi tersebut. Seorang manajer akan mempunyai suatu reputasi apabila manajer dapat dipercaya dan jujur, mampu mengambil keputusan dengan tepat, mempunyai kepribadian yang baik dan dapat membaur dengan manajer puncak lainnya, sehingga dapat bekerja sama sebagai tim yang kohesif dan efektif.

4. Koordinasi

Koordinasi adalah suatu usaha mengintegrasi, menyatukan semua kegiatan-kegiatn yang terdapat dalam organisasi, sehingga pekerjaan dapat dilakukan dengan lancar. Dengan adanya koordinasi maka setiap bagian/unit kerja dalam melakukan pekerjaannya tidak akan terjadi kesamaan/duplikasi pekerjaan dengan bagian/unit kerja lainnya.

5. Pengendalian atau pengawasan

Semua fungsi tidak akan efektif tanpa ada fungsi pengawasan atau pengendalian.. Pengendalian membantu untuk memastikan efektivitas dan efisiensi yang diperlukan demi keberhasilan organisasi. Pengendalian dimaksudkan untuk melihat apakah kegiatan yang dilaksanakan sudah sesuai dengan rencana sebelumnya. Pengendalian mencakup empat kegiatan yaitu (1) menetukan standar prestasi, (2) mengukur prestasi yang telah dicapai, (3) membandingkan prestasi dengan standar, (4) melakukan perbaikan jika terdapat penyimpangan standar.

D.Jenis Dan Tingkatan Manajer

Istilah “manajer” melekat pada seseorang yang diberi tanggungjawab atas bawahan dan sumber dayanya lainnya dalam organisasi. Banyak jenis manajer dengan tugas dan tanggungjawab yang berbeda-beda. Manajer dapat dibedakan dari dua sudut pandang yaitu dari sudut tingkatannya dan sudut fungsi/ kegiatan organisasi

1. Tingkatan Manajer

Manajer dapat dibedakan menurut tingkatan meraka dalam organisasi. Walaupun organisasi besar biasanya memiliki beberapa tingkat manajemen (levels of managenet), pandangan yang paling umum menyebutkan tiga tingkat yang mendasar yaitu manajer lini pertama (first line manager)/manajer tingkat pertama (first level manager ), manajer menengah atau manajer madya (middle manager)/, manajer puncak (top manager) direktur utama (chief executive officer).

Manajer garis pertama/lini pertama (first line manager). Tingkatan yang paling rendah dalam suatu organissi, dimana seorang bertanggungjawab atas pekerjaan orang lain, mengawasi dan mengkoordinasikan aktivitas pekerja/karyawan. Manajer lini hanya membawahi pekerjaan operasional, mereka tidak membawahi manajer lain. Jabatan yang biasa disandang oleh manajer lini adalah mandor, penyelia,/ pengawas suatu kantor/pabrik, supervisor.

Manajer menengah/madya (midle manager). Manajer menengah atau madya merupakan kelompok manajer yang paling banyak dalam sebagian besar organisasi. Manajer menengah mengarahkan kegiatan manajer lain dan kadang –kadang juga mengarahkan pekerja/karyawan langsung. Manajer menengah bertanggungjawab untuk mengimplementasikan kebijakan dan rencana yang dikembangkan oleh manajer puncak serta untuk mengevaluasi dan mengkoordinaikan aktivitas-aktivita dari manajer tingkat pertama.

Manajer puncak (top manager). Manajer puncak merupakan kelompok relatif kecil, manajer puncak bertanggungjawab atas manajemen keseluruhan dari organisai. Manajer puncak menciptakan tujuan organisasi, strategi keseluruhan, kebijakan operasional dan membimbing hubungan organisasi dengan lingkungannya.. Mereka juga secara resmi mewakili orgainsasi ke luar dengan menemui pejabat pemerintah, eksekutif perusahaan lain, dan pihak lain.

2.Pengelompokan yang lain tergantung pada lingkup kegiatan yang dikelolanya. Manajer fungsional bertanggungjawab pada satu kegiatan yang ada pada organisasi seperti manajer keuangan , personalia/ sumber daya manusia operasional, pemasaran, administrasi.. Untuk lebih jelasnya dapat diperhatikan pada gambar berikut ini.

Gambar 2: Jenis manajer berdasarkan tingkat dan bidang.

Organisasi biasanya memiliki tiga tingkat yaitu manajer puncak, manajer manangah, manajer lini. Terlepas dari tingkatan , manajer juga terkait dengan bidang tertentu dalam organisasi seperti pemasaran, keuangan, operasional, sumberdaya manusia, adminstrasi dan lainnya

E.Peran dan Keahlian Manajer

Manajer dapat ditemui pada semua tingkat dan semua bidang dalam suatu organisasi. Sebuah jalur karier dalam organisasi dapat berada dalam satu bidang atau dapat berada dalam beberapa bidang. Oleh karena itu, manajer seharusnya berusaha untuk memahami di mana posisi mereka saat ini di dalam organisasi, dan jalur apa yang mereka kejar untuk tujuan karier mereka. Tanpa memandang tingkat dan bidang dalam suatu organisasi, semua manajer harus memainkan peran tertentu dan mempunyai ketrampilan tertentu jika mereka ingin sukses. Konsep suatu peran, dalam hal ini sama dengan peran seorang aktor dalam suatu teater. Seseorang melakukan beberapa hal tertentu, menemukan beberapa kebutuhan dalam organisasi, dan memiliki tanggungjawab tertentu. Dalam bagian ini akan dijelaskan peran dasar yang dimainkan seorang manajer dan ketrampilan-ketrampilan yang mereka perlukan dalam menjalankan organisasi.

Henry Mintzberg (dalam Griffin, p 17) menawarkan sejumlah pendangan yang menarik tentang hakikat peran manajerial. Mintzberg menyimpulkan bahwa terdapat kesamaan dalam tingkah laku manajer pada semua tingkatan . Semua manajer mempunyai otoritas formal terhadap unit organisasinya, dan mereka menerima status dari otoritas tersebut. Ststus ini menyebabkan semua manajer terlibat dalam hubungan antar pribadi dengan bawahan, rekan dan bawahan, yang pada gilirannya mereka memberikan informasi yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan . Berikut ditampilkan peran dasar manajer seperti pada tabel 1.

Tabel 1. Sepuluh Peran Dasar Manajerial

Kategori	Peran	Contoh kegitan
Penghubung Interpersonal	1.Kepala figur 2. Pemimpin 3. penghubung	-Menghadiri upacara pembukaan kantor/perusahaan baru. -Memberi semangat karyawan untuk meningkatkan produktivitas -Mengkoordinasikan kegiatan dari dua kelompok proyek.
Pemberi Informasi	4 Pengawas 5. Penyebar informasi 6. Juru bicara	-Memeriksa laporan -Mengirimkan memo yang menggarisbawahi kebijakan baru -Membuat naskah pidato tentang rencana perkembangan organisasi
Pengambil Keputusan	7. Wirausaha 8.Penengah keributan 9.Pengalokasi sumberdaya 10 Negosiator	-Mengembangkan ide baru untuk inovasi -Memecahkan masalah antara dua bawahan -Menunjau dan memperbaiki permintaaan anggaran -Mencapai kesepakatan kerja

Peran Interpersonal. Ada tiga peran interpersonal yang melekat pada pekerjaan manajer yaitu manajer sering diminta untuk berfungsi sebagai kepala figur (figurhead), berperan sebagai pemimpin (leader) dan sebagai penghubung (liason). Kepala figur Berperan sebagai tokoh dengan melakukan tugas-tugas seremonial seperti menyambut tamu, menghadiri upacara-upacara pembukaan kantor/perusahaan baru, pernikahan bawahan dan pekerjaan sejenisnya. Pemimpin (Leader), tugas yang melekat pada peran pemimpin ini seperti merekrut, melatih, memotivasi karyawan. Akhirnya manajer harus berperan sebagai penghubung (liaison) yaitu dengan berhubungan dengan orang yang bukan bawahan atau bukan atasannya.

Peran Informasional. Ada tiga peran yaitu pengawas, penyebar informasi dan juru bicara. Menerima dan meneruskan informasi merupakan aspek penting dalam pekerjaan seorang manajer. Manajer membutuhkan informasi untuk membuat keputusan yang benar dalam organisasinya tergantung pada informasi yang diterima atau disalurkan melelui manajer tersebut.Peran sebagai pengawas, manajer secara terus-menerus mencari informasi yang dapat digunakan untuk keperluannya. Manajer mancari, mengumpulkan informasi melalui hubungan pribadinya. Peran pengamat memungkinkan manajer menjadi orang yang memiliki informasi yang terbaik dalam organisasinya. Peran kedua sebagai penyebar informasi, manajer menyebarkan informasi yang penting., mengirimkan kembali informasi yang relevan ke orang lain di tempat kerjanya. Ketika peran sebagai pengawas dan penyebar informasi dipandang secara bersamaan manajer muncul sebagai penghubung dalam rantai komunikasi organisasi. Peran sebagai juru bicara, secara formal memberikan informasi pada orang-orang yang berada di luar organisasinya

Peran pengambil keputusan. Ada empat peran pembuat keputusan yang dapat diambil oleh manajer. Peran wirausaha (enterpreneur) manajer berusaha menyempurnakan unitnya, manajer membuat suatu gagasan yang baik, membuat suatu program agar ide/gagasan itu dapat terwujut.. Sebagai pemadam keributan, ia bertindak terhadap keadaan yang berada di luar pengendaliannya, seperti pemogokan, kebangkrutan, pembatalan kontrak dan sejenisnya. Sebagai pembagi sumberdaya, manajer bertanggungjawab dalam menentukan bagaimana dan kepada siapa sumberdaya yang ada dapat digunakan organisasi. Peran keempat sebagai negosiator/perunding, manajer melakukan perundingan dengan organisasi lain melalui konsultan. Manajer menggunakan waktunya sebagai perunding, karena para manajerlah yang mempunyai informasi dan otoritas .

Manajer yang berhasil ada tambahan keahlian. Keahlian manajer menurut Griffin (2002) ada keahlian teknis, interpersonal, konseptual, diagnostik, komunikasi, pengambilan keputusan dan manajemen waktu. Sedangkan menurut Paul Hersey (1995) keahlian manajer dibedakan menjadi keahlian teknis, manusiawi/sosial dan keahlian konsep . Dari dua pendapat tentang keahlian manajer tersebut maka dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya manajer mempunyai tiga keahlian yaitu teknis, konsep dan sosial/manusiawi (yang didalamnya termasuk keahlian interpersonal, diagnostik, komunikasi ). Keterkaitan antara tingkatan manajemen dengan keahlian dapat digambarkan seperti di bawah.

Keahlian Teknis (technical skill) adalah keahlian yang diperlukan untuk menyelesaikan atau memahami suatu jenis pekerjaan tertentu yang dilaksanakan dalam organisasi. Ketrampilan teknis sangat penting terutama bagi manajer lini pertama. Manajer lini pertama menghabiskan waktunya melatih bawahan dan menjawab pertanyaan yang berkaitan dengan pekerjaan mengenai masalah yang berhubungan dengan pekerjaan. Mereka harus mengetahui bagaimana cara melakukan tugas-tugas yang dibebankan kepada bawahan yang meraka awasi jika mereka ingin jadi manajer yang berhasil

Keahlian Konseptual (conceptual skill) adalah kemampuan manajer untuk berpikir secara abstrak. Manajer perlu memikirkan dan memahami keseluruhan organisasi dan lingkungannya, untuk memahami bagaimana semua bagian dari organisasi berjalan bersama, dan untuk memandang organisasi secara holoistik.ketrampilan konsep ini menuntut manajer berpikir strategis dan membuat keputusan dengan dasar yang luas untuk melayani semua orang-orang yang berada dalam organisasinya.

Keahlian sosial/manusiawi ( social skill/ human skill) adalah kemampuan untuk bekerja dengan, memahami dan memotivasi orang lain, baik sebagai individu maupun kelompok.

Keahlian interpersonal ( interpersonal skill ) adalah kemampuan untuk memahami, memotivasi, dan komunikasi dengan individu maupun kelompok. Manajer harus dapat bergaul dengan bawahan, rekan kerja, ataupun mereka yang di atasnya. Manajer dengan keahlian interpersonalnya dapat memliki reputasi yang baik dalam menangani orang dan memiliki pemikiran yang strategis.

Keahlian diagnostik (diagnostik skill) adalah kemampuan manajer untuk memvisualisasikan jawaban yang paling sesuaidengan situasi tertentu. Seorang manajer dapat mendiagnosa atau menganlisis masalah yang terjadi dengan mempelajari gejala-gejalanya

Keahlian komunikasi (communication skill) adalah kemampuan manajer untuk mengirimkan ide atau informasi kepada orang lain dan menerima ide atau informasi dri orang lain. Keahlian ini memungkinkan manajer mampu mengirimkan ide kepada bawahan sehingga mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka dan untuk mengkoordinasikan pekerjaan mereka dengan rekan-rekan kerja sehingga bekerjasama dengan tepat, dan untuk dapat memberi informasi kepada manajer yang lebih atas.

F.Lingkungan Manajemen

Setiap organisasi, baik yang berukuran besar, sedang ataupun kecil selalu akan berinteraksi dengan lingkungannya. Lingkungan akan selalu mengalami perubahan . Sehingga organisasi yang dapat bertahan hidup adalah organisasi yang dapat menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungannya. Bagi organisasi yang tidak memperhatikan akan perubahan ataupun perkembangan lingkungannya akan mengalamai masa kehancuran.

Lingkungan organisasi dapat diartikan sebagai kekuatan-kekuatan yang mempengaruhi baik secara langsung maupun tidak langsung. Pengertian lain lingkungan seperti pendapat Robbin dan Coulter (dalam buku Amirulah, 2004) adalah lembaga-lembaga atau kesatuan kekuatan-kekuatan yang berada di luar organisasi dan secara potensial mempengaruhi kinerja organisasi. Lingkungan dapat dibedakan menjadi dua yaitu lingkungan eksternal dan lingkungan internal organisasi.atau lingkungan makro dan mikro atau lingkungan tidak langsung dan langsung

Lingkungan Eksternal

Lingkungan eksternal adalah lingkungan yang berada di luar dan mempunyai pengaruh pada organisasi. Lingkungan eksternal ini seperti ekonomi, teknologi, sosial budaya, politik hukum,

Dimensi Ekonomi. Bagi organisasi dimensi ekonomi mempunyai pengaruh untuk pertumbuhan dan perkembangan organisasinya. Faktor ekonomi yang perlu diperhatikan antara lain kesehatan perekonomian organisasi beroperasi, tingkat inflansi, suku bunga dan tingkat pengangguran.

Dimensi teknologi.Teknologi yang diterapkan dalam organisasi, bentuk dsn ketersediaannya berasal dari lingkungan eksternal. Teknologi ini berevolusi dengan kecepatan yang luar biasa. Kecepatan perubahan dan kompleksitas yang melibatkan komputer dan teknologi informasi.

Dimensi sosial budaya. Dimensi sosial budaya meliputi adat, nilai dan karakteristik demografi masyarakat di mana organisasi berfungsi. Proses sosial budaya ini penting untuk menentukan produk, jasa, dan standar tingkah laku yang berlaku di masyarakat. Disamping itu faktor sosial budaya juga dapat mempengaruhi perasaan karyawan terhadap pekerjaan mereka.

Dimensi politik-hukum. Dimensi politik hukum tentang peraturan pemerintah tentang bisnis dan hubungannya. Dimensi ini penting karena pertama sistem hukum mengatur apa yang dapat dan apa yang tidak dapat dilakukan oleh organisasi; Kedua pro dan kontra bisnis dalam pemerintahan mempengaruhi aktivitas bisnis; Ketiga stabilitas politik dapat mempengaruhi suatu perencanaan.

Lingkungan Internal

Lingkungan internal terdiri dari pemilik (swasta), dewan direksi, karyawan dan lingkungan kerja fisik.

Pemilik. Pemilik adalah orang-orang yang memiliki hak hukum terhadap bisnis tersebut.Pemilik juga dapat merupakan seseorang yang mendirikan atau mempunyai bisnis kecil, patner yang secara bersama-sama memiliki bisnis, investor yang membeli saham-saham dalam suatu perusahaan.

Dewan Direksi. Dewan direksi dipilih dan bertanggungjawab untuk mengawasi manajemen organisasi/perusahaan secara umum dan memastikan bahwa organisasi/perusahaannya telah dijalankan dengan cara yang paling baik dan dapat memuaskan bagi semua anggota organisasi.

Karyawan. Karyawan organisasi merupakan elemen utama dari lingkungan internal. Manajer harus dapat memperhatikan akan perubahan sifat karyawannya yang disebabkan oleh gender, etnis, umur dan dimensi lain. Karyawan meminta lebih banyak kepemilikan pekerjaan atau setidaknya lebih banyak kebebasan bagi mereka untuk melakukan pekerjaan mereka. Tren lain di banyak organisasi meningkatnya ketergantungan terhadap pekerja temporer. Individu yang dipekerjakan untuk periode waktu yang singkat tanpa kemungkinan menjadi karyawan tetap..

Lingkungan kerja fisik. Lingkungan fisik kerja meliputi gedung-gedung, fasilitas kerja yang dipergunkan dalam melakukan pekerjaan, serta pengaturan ruang-ruang kerja yang memungkinkan karyawan dapat bekerja dengan baik. Pengaturan ruang yang lebih terbuka untuk orang-orang bekerja di ruang yang besar, berpindah antar meja yang berbeda untuk berinteraksi dengan orang yang berbeda pekerjaannya. Perangkat komputer disediakan bagi karyawan yang membutuhkan dalam melakukan pekerjaannya.

Thursday, 7 November 2013

Organisasi & Manajemen

3 comments: