FUNGSI
PERENCANAAN
A. Hakekat Dan Pentingnya Perencanaan
Dalam rangka mencapai tujuan
dan hasil yang diharapkan, penting bagi organisasi untuk meningkatkan
pengelolaan terhadap fungsi-fungsi manajemen yang ada. Perencanaan merupakan
salah satu fungsi manajemen yang memegang peranan sangat penting dan bahkan
sangat menentukan pencapaian tujuan organisasi.
Perencanaan hakikatnya
pemilihan saat sekarang terhadap kondisi masa yang akan datang yang kita
kehendaki beserta langkah-langkah yang diperlukan Perencanaan didefiniskan
sebagai proses penetapan tujuan dan menetapkan pilihan-pilihan tindakan yang
dilakukan dan memutuskan bagaimana tujuan dapat tercapai. Tujuan merupakan
hasil atau sasaran khusus yang diharapkan dapat dicapai. Sebuah rencana
merupakan pernyataan yang dibutuhkan untuk dilakukan sehingga tujuan tercapai.
Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan, tugas yang harus diselesaikan,
tindakan yang diputuskan dan jadwal yang diikuti untuk melakukan kegiatan. Perencanaan mengandung beberpa arti antara
lain:
a. Proses. yaitu konsep dasar yang
menjelaskan bahwa kegiatan yang dilakukan akan berjalan sesuai dengan
tahap-tahap yang telah ditentukan. Kegiatan dalam perencanaan dilakukan menurut
proses yang berlaku.
b.
Penetapan tujuan dan sasaran. Merencanakan arah mana organisasi akan
dituju. Organisasi dapat menentukan tujuan secara khusus atau umum, atau menetapkan tujuan jangka
panjang atau jangka pendek.
c. Pemilihan tindakan. Organisasi harus
mengoptimalkan beberapa tindakan daripada semua
tindakan
tetapi tidak efektif.
d. Mengkaji cara terbaik. Walaupun pilhan
tindakan sudah dianggap baik tetapi tidak efektif
apabila tidak dilakukan dengan
cara terbaik. Sesuatu akan efektif apabila dilakukan dengan cara terbaik.
B. Proses Perencanaan
- menentukan
tindakan untuk mencapai tujuan, mengevaluasi apa yang telah dicapai
sampai sekarang sesuai dengan hasil yang diinginkan
2. mengembangkan dasar pemikiran tentang masa
depan, memunculkan skenario
alternatif untuk keadaan masa datang, menganalisis alternatif tersebut
untuk
melihat segala sesuatu yang mungkin membantu atau menghalangi dalam
mencapai tujuan
3. menganalisis alternatif tindakan dan
membuat suatu rencana untuk mencapai
tujuan
4. mengimplementasi rencana dan mengevaluasi
hasilnya.
C. Penetapan tujuan
Tujuan adalah suatu hasil akhir, titik akhir dari
segala sesuatu yang akan dicapai. Suttu hasil akhir berarti mengandung nilai
orientasi dan mencerminkan kondisi-kondisi organisasi. Menurut Etzioni tujuan
sebagai suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan di mana organisasi
berkmaksud merealisasikan.
Fungsi
Tujuan
- Sebagai
pedoman bagi kegiatan. Merupakan penggambaran akhir pada waktu akan
datang. Tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi tentang
apa yang harus dan apa yang tidak harus dilakukan.
- Sumber
legitimasi. Melalui pembenaran kegiatan-kegiatannya, keberadaannya di
dalam kelompok (pelanggan, karyawan adan masyarakat)
- Standar
pelaksanaan. Tujuan dinyatakan dengan jelas dan dipahami akan memberikan
standar langsung bagi penilaian pelaksanaan organisasi (prestasi
organisasi)
- Sumber
motivasi.
- Dasar
rasional pengorganisasi. Tujuan merupakan dasar perancangan organisasi,
pola komunikasi, mekanisme pengawasan dan departemenisasi.
Proses Penetapan Tujuan
Proses penetapan tujuan
merupakan usaha menciptakan nilai-nilai tertentu melalui berbagai
kegiatan-kegiatan yang dilakukan.
Yang harus .diperhatikan dalam
menetapkan tujuan adalah unsur dasar yang melatar belakangi tujuan, misal
dengan kerja keras dan didukung seluruh sumber daya organisasi yang beroperasi
akan lebih baik daripada hanya menjaga kelangsungan hidup organisasi.
Menentukan keseimbangan tujuan dan memadukan berbagai kepentingan sumber-sumber
atau pihak-pihak yang terlibat dalam organisasi. Dengan perkataan lain proses
penetapan tujuan sebagai berikut:
- Penetapan
tujuan melibatkan orang-orang yang bertanggungjawab
- Manajer
puncak bertanggungjawab sebagai perumus tujuan umum yang kemudian
menurunkan tujuan pada tingkat yang lebih rensah
- Tujuan
yang ditetapkan harus realistik, diselaraskan dengan lingkungan
- Tujuan
harus jelas, beralasan dan menantang para anggotanya
- Tujuan
dirumuskan secara sederhana agar mudah dipahami
- Manajemen
harus meninjau kembali tujuan yang telah ditetapkan.
Keuntungan Perencanaan
Organisasi yang tumbuh dan berkembang
dalam kondisi dinamis selalu dihadapkan
pada tekanan-tekanan dari berbagai sumber, dipengaruhi perubahan eksternal dan
internal. Secara eksternal organisasi
dipengaruhi oleh pemerintah, teknologi, ekonomi global, modal dan tingginya biaya investasi tenaga kerja. Secara internal organisasi
dituntut untuk bekerja efisien, pengaturan struktur baru, pengaturan kerja dan
tantangan-tantangan yang berhubungan dengan manajerial. Dengan melihat kondisi-kondosi organisasi
tersebut maka perencanaan dapat
menawarkan keuntungan antara lain fokus dan fleksibelitas, koordinasi,
pengendalian dan manajemen waktu.
Fokus dan Fleksibelitas
Suatu organisasi mempunyai fokus mengetahui apa
yang terbaik, mengetahui apa yang dibutuhkan oleh orang-orang dalam organisasi.
Perencanaan membantu manajer pada berbagai tipe organisasi untuk mencapai
kinerja yang lebih baik. Kinerja dapat menjadi lebaik dengan perencanaan karena
a. perencanaan berorientasi pada hasil,
perencanaan dapat menciptakan arah orientasi kinerja.
b. Perencanaan berorientasi pada prioritas,
perencanaan ini memastikan hal yang paling penting untuk mendapat perhatian utama
c. Perencanaan berorientasi pada keuntungan,
perencanaan membantu mengalokasikan sumber-sumber untuk mendayagunakan
kekuatan/keuntungan
d. Perencanaan berorientasi pada perubahan,
perencanaan ini membantu mengantisipasi masalah dan kesempatan sehingga dapat
dicapai kesesuaian yang terbaik.
Pengembangan Koordinasi
Perencanaan mengembangan koordinasi. Adanya
berbagai perbedaan sub sistem dan kelompok yang masing-masing mengejar tujuan yang
berbeda dalam waktu yang sama. Tujuan -tujuan ini ditata sedemikian rupa
sehingga saling mendukung satu dengan yang lainnya dan tidak saling
menghalangi. Hirarki tujuan merupakan serangkaian tujuan-tujuan yang
berhubungan satu sama lain sehingga masing-masing tingkatan tujuan ditunjang
tujuan di bawahnya. Ketika suatu organisasi secara keseluruhan dilaksanakan
sebagaimanamestinya, akan menciptakan jaringan yang terintergrasi sampai rantai
terakhir. Hal ini berarti bahwa tingkatan tujuan yang lebih tinggi secara jelas
berhubungan dengan tingktan tujuan yang lebih rendah sebagai kekuatan untuk
mencapai tujuan tersebut .
Rencana Strategis
Rencana strategis adalah
rencana yang dikembangkan untuk mencapai tujuan strategis. Rencana strategis
merupakan rencana umum yang mendasari keputusan alokasi sumber daya, prioritas,
dan langkah-langkah tindakanyg diperlukan untuk mencapai tujuan strategis. Rencana
ini dirancang oleh dewan direksi dan manajer puncak. Rencana strategis
mempunyai horison waktu panjang dan menjawab pertanyaan mengenai lingkup,
penggunaan sumber daya, keunggulan kompetitif dan sinergi.
Rencana Taktis
Rencana taktis ditujukan untuk
mengimplementasikan bagian tertentu dari rencana strategis. Jika dibandingkan
dengan rencana strategis maka rencana taktis mempunyai jangkauan waktu lebih
pendek, singkat dan memfokuskan pekerjaan yang lebih spesifik dan nyata. Oleh
karena itu, rencana taktis lebih memperhatikan penyelesaian tugas yang nyata
bukan sekedar memutuskan apa yang harus dilakukan.
Rencana Operasional
Rencana operasional
menitikberatkan pada perencanaan taktis untuk mencapai tujuan opersional.
Dikembangkan oleh manajer tingkat bawah. Masing-masing rencana operasional
berkenaan dengan suatu rangkaian kecil aktivitas
Jenis rencana operasional : dibedakan menjadi dua yaitu rencana sekali pakai dan rencana tetap. Rencana
sekali pakai dikembangkan untuk melaksanakan serangkaian tindakan yang mungkin
tidak berulang di masa mendatang misalnya proyek-proyek tertentu. Rencana tetap
dikembangkan untuk aktivitas yang berulang secara teratur selama periode
tertentu, rencana tetap ini dapat berupa suatu kebijakan (merinci respon umum
organisasi terhadap suatu masalah atau situasi tertentu), prosedur operasi (menguraikan
langkah-langkah yang harus diikuti dalam situasi tertentu), aturan dan
peraturan (mendiskripsikan dengan tepat bagaimana aktivitas tertentu
dilaksanakan).
- Jenis-Jenis Perencanaan
Pengelompokan perencanaan
dapat dilakukan dengan cara yang berbeda. Cara pengelompokan perencanaan
menentukan isi dan cara pelaksanaannya. Ada tigadasar pengelompokan perencanaan
yaitu :
- Bidang
fungsional, mencakup rencana keuangan, personalia, pemasaran dan
produksi, dansebagainya.
- Waktu, meliputi rencana jangka pendek,
menengah dan jangka panjang. Pengelompokan perencanaan jangka pendek,
menengah atau panjang ini berdasarkan pada upaya untuk mengatasi
permasalahan pada masa yang akan datang. Perencanaan jangka pendek untuk
waktu satu atau kurang dari satu tahun, jangka menengah rentang waktu
satu sampai lima tahun, dan jangka panjang untuk rentang waktu libih dari
lima tahun.
- Frekuensi
perencanaan, meliputi perencanaan sekali pakai dan rencana tetap. Perencanaan sekali pakai (single use plans) merupakan
rencana yang digunakan sekali saja yang secara khusus dirancang untuk memenuh
kebutuhan-kebutuhan situasi khusus dan diadakan sebagai tanggapan
terhadap keputusan-keputusan yang tidak terprogram. Rencana sekali pakai
dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu yang tidak digunakan
kembali bila telah tercapai Contoh dari perencanaan sekali pakai adalah
rencana anggaran, program dan proyek.
Program . suatu
program meliputi serangkaian kegiatan yang relatif luas. Program menunjukkan
adanya (1) langkah-langkah pokok yang diperlukan untuk mencapai tujuan, (2)
satuan atau personil yang bertanggungjawab atas pelaksanaan setiap langkah, (3) urutan dan waktu setiap
langkah. Rencana program ini sulit dimengerti karena merupakan campuran dari tujuan, strategi, kebijakan, prosedur
dan aturan
Proyek. Proyek adalah
rencana sekali pakai yang lebih sempit dan merupakan bagian terpisah dari
program. Setiap proyek mempunyai ruang lingkup yang terbatas, arah penugasan dan
waktu penyelesaian yang jelas. Perencanaan proyek adalah tipe perencanaan yang
fleksibel untuk menyesuaikan dengan
berbagai situasi
Anggaran. Anggaran
adalah laporan sumber daya keuangan yang disusun untuk kegiatan-kegiatan
tertentu dalam jangka waktu tertentu. Anggaran memerinci pendapatan dan
pengeluaran dan memberikan target bagi kegiatan-kegiatan tertentu seperti biaya
promosi, investasi dan lain-lain.
Perencanaan Tetap (standing plans). Perencanaan yang
digunakan untuk kegiatan berulang kali secara terus menerus. Perencanaan tetap
tertuang dalam bentuk kebijaksanaan, prosedur dan aturan.
Kebijaksanaan adalah merupakan
suatu pedoman pengambilan keputusan yang mengarahkan cara berpikir para anggota
organisasi agar konsisten dengan tujuan. Kebijaksanaan dapat menyangkut
masalah-masalah penting atau sederhana. Kebijaksanaan biasanya ditetapkan
secara formal oleh para manajer puncak.
Para manajer ini menetapkan kebijaksanaan karena mereka ingin meningkatkan
efektivitas organisasi, mereka ingin menjernihkan situasi yang terjadi dalam
organisasinya.
Prosedur. Prosedur sifatnya lebih spesifik dan sebagai
pedoman yang mengarah pada tindakan yang diperlukan. Prosedur memberikan
sejumlah instruksi yang terinci untuk melaksnakan serangkaian kegiatan yang terjadi,
contoh prosedur perekrutan karyawan, pemecatan karyawan.
Aturan. Aturan
merupakan perencanaan tetap yang menggambarkan tindakan yang diambil pada
situasi tertentu. Aturan adalah pernyataan (ketentuan) bahwa suatu kegiatan
tertentu dapat atau tidak boleh
dilakukan dalam situasi tertentu.
No comments:
Post a Comment