FUNGSI PENGORGANISASIAN
A.
Pengertian Pengorganisasian dan Struktur
Organisasi
Pengoranisasian (organizing) mempunyai bermacam-macam
pengertian seperti yang dikemukakan dalam buku manajemen Hani sebagai berikut:
1. Cara manajemen merancang struktur formal
untuk penggunaan yang paling efektif
sumber daya-sumber daya keuangan, phisik, bahan baku dan tenaga kerja
2.
Bagaimana organisasi mengelompokan kegiatan-kegiatannya di mana setiap
pengelompokan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi
wewenang
untuk mengawasi anggota kelompok.
3.Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas,
para karyawan
4. Cara manajer membagi tugas-tugas yang
harus dilaksanakan dalam departemen
mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan
tugas .
Pengorganisasian merupakan suatu
proses untuk merancang struktur formal, mengelompokan dan mengatur serta
membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara para anggauta organisasi.
Pengorganisasian sebagai proses dikemukakan oleh Ernest Dale dalam buku James
AF Stoner sebagai berikut:
1.
Memerinci
seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.
Setiap organisasi dibentuk dengan seperangkat tujuan, pencapaian tiap tujuan
jelas dilakukan dengan cara yang berbeda. Oleh karena itu pertama kali harus
menentukan tugas organisasi secara menyeluruh.
2.
Membagi
beban kerja ke dalam aktivitas-aktivitas yang secara logis dan menyenangkan
dapat dilakukan oleh anggauta organisasi. Organisasi dibentuk karena pekerjaan
yang akan diselesaikan tidak dapat dilakukan oleh satu orang saja, sehingga
pekerjaan tersebut harus dibagi secara
tepat diantara anggautanya.
3.
Pemisahan
pekerjaan sesuai dengan ketrampilan dan keahlian karyawan yang berbeda-beda,
dimana interaksi mereka diatur dengan prosedur yang ditetapkan pemisahan
pekerjaan seperti ini disebut dengan departemnisasi
4.
Penetapan
mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan dalam satu kesatuan yang terpadu
dan harmonis. Mekanisme pengkoordinasian memungkinkan anggauta organisasi tetap
mengarahkan aktivitasnya ke arah pencapaian tujuan.
5.
Memonitor
efektivitas organisasi dan pengambilan langkah-langkah penyesuaian untuk
mempertahankan efektivitas. Pada saat organisasi tumbuh dan berubah, struktur
harus dievaluasi untuk memastikan kebutuhan sekarang.
Struktur organisasi adalah suatu sistem
atau jaringan kerja terhadap tugas-tugas, sistem pelaporan, dan komunikasi yang
menghubungkan secara bersama pekerjaan individu dan kelompok. Sebuah struktur
organisasi mengalokasikan pekerjaan melalui sebuah devisi pekerjaan dan menyediakan
koordinasi dari hasil-hasil kinerja sehingga sasaran organisasi terlaksana
dengan baik. Bentuk dari pengalokasian pekerjaan tersebut dapat digambarkan ke
dalam suatu struktur atau bagan organisasi.
Beberapa hal yang menentukan
perancangan struktur organisasi sebagai berikut:
- Pembagian
kerja. Setiap kotak mewakili tanggungjawab seseorang atau sub unit untuk
bagian tertentu dari beban kerja organisasi.
- Manajer
dan bawahan. Garis tebal menunjukkan garis komando ( siapa melapor kepada
siapa)
- Jenis
pekerjaan yang dilakukan.Label atau uraian kotak-kotak menunjukkan
tugas-tugas organisasi atau bidang-bidang tanggungjawab yang berbeda.
- Pengelompokan
bagian-bagian kerja. Keseluruhan bagan menujukkan dasar pembagian
aktivitas organisasi
- Tingkat
manajemen. Sebuah bagan tidak hanya menunjukkan manajer dan bawahan
secara perorangan tetapi juga hirarki pimpinan secara keseluruhan.
B.
Merancang Pekerjaan
Merancang pekerjaan merupakan
suatu landasan fundamental dalam pengorganisasian. Merancang pekerjaan terkait
dengan mendifinisikan bidang tanggungjawab pengambilan keputusan,
mengidentifikasi tujuan, dan menetapkan keberhasilan yang ingin dicapai.
Sebagai titik awal dalam merancang pekerjaan adalah adanya spesialisasi
pekerjaan. Spesialisasi pekerjaan merupakan suatu perkembangan dalam
organisasi. Spesialisasi pekerjaan adalah tingkat di mana seluruh tugas dalam organisasi dipecah dan dibagi
menjadi bagian-bagian komponen yang lebih kecil. Keuntungan adanya spesialisasi
pekerjaan:
1. Pekerja yang melaksanakan pekerjaan kecil
dan sederhana akan menjadi lebih pandai dalam tugas tersebut.
2. Waktu perpindahan antar pekerjaan menurun.
Jika pekerja melaksanakan beberapa pekerjaan yang berbeda, pergantian dari
pekerjaan pertama ke pekerjaan berikutnya tidak akan kehilangan waktu banyak.
3. Semakin sempit definisi suatu pekerjaan
semakin mudah mengembangkan peralatan khusus untuk membantu pekerjaan tersebut
4. Manajer harus mampu melatih pekerja lain
apabila ada pekerja yang
melakukan pekerjaan
terspesialis tidak masuk atau mengundurkan diri.
Spesialisasi
pekerjaan dapat memiliki konsekuensi yang negatif. Kritik paling utama adalah
pekerja yang melaksanakan pekerjaan terspesialis mungkin akan merasa bosan dan
tidak puas, karena tidak memberi tantangan atau stimulasi. Dengan adanya
kebosanan dan keadaan monoton, tingkat ketidak hadiran pekerja meningkat, dan
akan berdampak pada kualitas pekerjaan. Oleh karena itu, walaupun beberapa
tingkat spesialisasi diperlukan tidak seharusnya dilaksanakan secara ekstrim,
karena adanya beberapa kemungkinan konsekuensi yang negatif. Manajer harus
sensitif terhadap situasi dimana spesialisasi yang ekstrim harus dihindari.
Untuk mengatasi masalah
yang berhubungan dengan spesialisasi pekerjaan, manajer menggunkan beberapa
pendekatan dalam merancang pekerjaan untuk mencapai keseimbangan yang baik
antara permintaan organisasi untuk efisiensi dan produktivitas dengan kebutuhan
individual untuk kreativitas dan otonomi. Penendekatan yang dilakukan oleh
manajer dalam merancang pekerjaan adalah rotasi pekerjaan, perluasan pekerjaan,
pengayaan pekerjaan, karakteristik pekerjaan dan tim kerja.
Rotasi pekerjaan.
Rotasi pekerjaan (Job Rotation)
adalah memindahkan karyawan dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain secara
sistematis. Pekerjaan tidak berubah tapi karyawan yang berpindah dari pekerjaan
satu ke pekerjaan lain. Pekerja yang dirotasikan ke suatu pekerjaan “baru” pada
mula merasa puas, tapi kepuasan tersebut akan segera berkurang, karena memang
rotasi pekerjaan bukan untuk meningkatkan motivasi atau kepuasan karyawan.
Perluasan pekerjaan.
Perluasan pekerjaan dikembangkan untuk meningkatkan jumlah pekerjaan total yang
dilaksanakan oleh karyawan, sebagai akibatnya karyawan melaksanakan beraneka
macam pekerjaan yang dapat dianggap mengurangi tingkat ketidakpuasan karyawan.
Pengayaan pekerjaan.
Pengayaan pekerjaan suatu usaha untuk meningkatkan jumlah pekerjaan dan melakukan pengawasan terhadap pekerjaan
yang dilakukan oleh karyawan. Implementasi dari pengayan pekerjaan ini manajer
.mengurangi pengawasab dan mendelegasikan otoritas pengawasannya pekerjaan pada karyawan.pendekatan ini dapat
meningkatkan rasa tanggungjawab, memberi pekerjaan baru pada karyawan dan
pekerjaan tersebut menantang, sehingga dapat meningkatkan karyawan untuk maju
dan berkembang.
Karakteristik pekerjaan. Karakteristik pekerjaan adalah suatu alternatif spesialisasi pekerjaan
yang memperhitungkan sistem kerja dan preferensi karyawan. Karakteristik
pekerjaan dapat dilihat dari dimensi-dimensi sebagai berikut:
1. Ragam pekerjaan; jumlah pekerjaan yang
dilakukan oleh seseorang
2. identitas pekerjaan; sejauh mana karyawan
dapat menyelesaikan satu bagian dari seluruh pekerjaannya
3. signifikansi pekerjaan
4. otonomi; tingkat pengendalian yang
dimiliki karyawan tentang bagaimana pekerjaan dilakasnakan
5. umpan balik; sejauh mana karyawan
mengetahui kebaikan pekerjaannya.
Tim Kerja; suatu kelompok kerja yang merancang sistem kerja
yang akan diterapkan untuk melaksanakan serangkaian pekerjaan yang saling
berhubungan. Dalam tim kerja, kelompok sendirilah yang emutuskan bagaimana
pekerjaan akan dialokasikan
C.
Departemenisasi.
Menggabungkan kembali dan mengelompokan
menjadi satu pekerjaan disebut departemntalisasi. Dalam pengertian lain
departementalisasi adalah uapaya membagi-mbagikan pekerjaan secara fungsional
yang mempunyai spesifikasi tertentu, sifat dan batasan wewenang tertentu serta
sarana yang digunakan dalam satu kesatuan kelompok aktivitas untuk mencapai
tujuan yang telah ditentukan.
Departemntalisasi
memberikan batas kekuasaan dan tanggungjawab pada setiap departemen yang akan
dibentuk sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan sesuai dengan
pembagian kerja. Keuntungan adanya departementalisasi adalah adanya kemudahan
dalam melaksanakan koordinasi. Karena setiap fungsi dan pembagian kerja yang
dilakukan telah memberikan fungsi dan
ruang lingkup pekerjaan yang jelas.
Departemenisasi
dilakukan berdasarkan kebutuhan sebagai
berikut:
- Departementalisasi
atas dasar wilayah. Dilakukan atas dasar porsi kekuasaan dan wilayah
operasi atau daerah geografis
- Departementalisasi
atas dasar produksi. Didasarkan atas jenis-jenis produk yang dihasilkan
oleh perusahaan
- Departementalisasi
atas dasar pelanggan. Didasarkan
atas pembagian kelompok menjadi pelanggan perushaan atau orang yang
membeli barang yang dijual oleh perusahaan.
- Departementalisasi
atas dasar fungsi organisasi. Mengelompokan fungsi-fungsi yang sama atau
sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi
D.Pelimpahan wewenang
Wewenang adalah
hak seoarang pejabat untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas serta
tanggungjawabnya dapat dilaksanakan dengan baik. Pelimpahan samadengan
penyerahan. Pelimpahan wewenang berarti penyerahan sebagian hak untuk mengambil
tindakan yang diperlukan agar tugas serta tanggungjawabnya dapat dilaksanakan
dengan baik dari pejabat satu kepada pejabat yang lain.
Wujud
pelimpahan wewenang dapat dilakukan oleh pejabat yang berkedudukan tinggi
kepada pejabat lebih bawah atau pejabat atasan kepada pejabat bawahan atau
pelimpahan wewenang vertikal. Pelimpahan wewenang juga dapat dilakukan diantara
pejabat yang berkedudukan pada jenjang yang sama atau antara pejabat yang
sederajat atau pelimpahan wewenang horisontal.
Setiap
pejabat yang diserahi tugas mempunyai tanggungjawab agar tugasnya dapat
dilaksanakan dengan baik. Tanggungjawab adalah keharusan pejabat untuk
melaksanakan pekerjaan yang dibebankan kepadanya. Tanggungjawab tersebut hanya
dapat dilaksanakan oleh pejabat yang mempunyai wewenang tertentu dalam
tugasnya.
Beberapa hal
yang diperhatikan dalam pelimpahan wewenang :
1. Batas wewenang. Setiap pejabat harus mengetahui dengan jelas
apa saja wewenang yang dimiliki dalam organisasi
2. Tanggungjawab. Dalam
pelimpahan wewenang tanggungjawab dipikul bersama antara pejabat yang
melimpahan dan pejabat yang menerima wewenang.
3. Antara tugas, tanggungjawab dan wewenang harus seimbang. Apabila tugas yang diserahkan rngan maka
tanggungjawabnya juga ringan sehingga wewenang yang diperlukan juga sedikit,
demikian sebaliknya
4. Kemauan memperhatikan pendapat dari pejabat yang menerima limpahan. Apabila pejabat telah beani melimpahkan
wewenang pada pejabat lain maka harus disertai kemauan untuk memperhatikan
pendapat atau saran dari pejabat yang menerima limpahan wewenang.
5. Mempercayai pejabat yang diserahi wewenang
6.
Membimbing pejabat yang diserahi wewenang
7.
Melakukan pengontrolan
Manfaat pelimpahan
wewenang anatara lain (1) pejabat hanya dapat melakukan tugas-tugas pokoknya
saja, (2) pekerjaan dapat diselesaikan pada jenjang yang tepat, (3) inisiatif
dan tanggungjawab dapat ditingkatkan, (4) sebagai latihan bagi pejabat apabila
kelak menduduki jabatan yang lebih tinggi.
Prinsip-Prinsip Pelimpahan Wewenang
1. Prinsip skalar. Yaitu prinsip pelimpahan
di mana jalur wewenang dan tanggungjawab ditetapkan secara tegas dan jelas dari
tingkatan manajemen atas sampai ke tingkat manajemen yang paling bawah. Dalam
proses pelimpahan semua tugas harus dibagi habis
2. Prinsip
pelimpahan penuh. Yaitu sebagian besar tugas organisasi harus dilimpahkan
diantara para anggauta. Artinya tugas yang tidak dapat dilakukan pimpinan, maka
harus dilimpahkan kepada pajabat lainnya.
3. Prinsip kesatuan perintah. Prinsip ini
berpandangan bahwa bawahan dalam organisasi seharusnya melapor hanya pada satu orang atasan.
No comments:
Post a Comment